Digiloikka kaupungin rakennetun ympäristön lupapalveluihin

Digiloikka kaupungin rakennetun ympäristön lupapalveluihin

Oulun kaupungin rakennetun ympäristön lupapalvelut eivät ole valtakunnallisesti ajan tasalla monellakaan mittarilla katsottuna. Huomionarvoista on mm. poikkeamat kuntaliiton ”KuntaTietoPalvelu 2020” -hankkeen tavoitteista, valtionvarainministeriön digitalisoinnin periaatteista sekä arkistolaitoksen ohjeista.

Asian korjaamiseksi tuon esille seuraavat asiat:

Valtionvarainministeriön asettama SADe-hanke (2009 – 2015) tuotti nyt valtakunnallisessa käytössä olevat Lupapiste-palvelut. http://vm.fi/sade: ”Sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelma (SADe-ohjelma) tuottaa valtakunnalliseen käyttöön laadukkaita ja yhteen toimivia julkisen sektorin sähköisiä palveluita. Palvelut vahvistavat kustannustehokkuutta, tuovat säästöjä ja niistä hyötyvät sekä kansalaiset, yritykset, yhteisöt että kunnat ja valtion viranomaiset. Kuntien tuottavuushyötyjen saavuttamiseen kiinnitetään ohjelmassa erityistä huomiota.”

Lupapisteen palvelut ovat Kuntaliiton kuntahankintojen ja Kuntien Tieran yhdessä valmiiksi kilpailuttama kotimainen avainlipputuote, joka työllistää myös Oulussa. Katso linkit: http://www.tiera.fi/node/624 https://kuntahankinnat.fi/ict/sahkoinen-lupajarjestelma-2016-20, http://www.tiera.fi/node/624. Käyttöönotto ei siis vaadi uutta kilpailuttamista.

Lupapiste täyttää hallituksen digitalisoinnin periaatteet, paremmin kuin Oulun nykyiset luvitus- ja tietohallintojärjestelmät rakennetun ympäristön lupapalveluissa. Katso linkki: http://vm.fi/digitalisoinnin-periaatteet

Lupapisteen palvelut tarjoavat sähköiset asiointipalvelut rakennusvalvonnan, yleisten alueiden ja ympäristönsuojelun lupa-asiointiin. Lisäksi, täydellistä digiloikkaa varten, tarjolla on sähköiset pysyväisarkistot, toiminnallisuudet paperiarkiston digitointia varten, Arkistolaitoksen hyväksyntä saatuna kaikkia kuntia koskevana, sähköinen ilmoitustaulu julkipanoja varten sekä verkkokauppa arkistoidun ja julkiseksi luokitellun aineiston myyntiä varten.

Lupapiste-palvelut tarjoavat valtakunnallisen yhden luukun palvelun viranomaisille, kuntalaisille ja muille hankkeeseen ryhtyville ja yrityksille. Palvelut tarjotaan pilvipalveluina ja ne tarjoavat viranomaisille yhteistyömahdollisuuden yli kuntarajojen. Palveluiden kehitystä tehdään nykyaikaisesti, ketterin menetelmin, yhdessä kehittäen ja hyötyen. Pilvipalvelumalli mahdollistaa uudistusten julkaisun ilman erillisiä asennuksia ja asennusmaksuja, samanaikaisesti kaikille käyttäjille.

Lupapiste on käytössä suurimmassa osassa Suomea; mukana on kaikenkokoisia kuntia Helsingistä Utsjoelle. Käyttäjäkuntien lukumäärä on tällä hetkellä n. 200, kattaen reilusti yli 60% Suomen asukasluvusta. Oulun seudulla palvelu on käytössä mm. Iissä, Pudasjärvellä, Muhoksella, Kempeleessä, Tyrnävällä ja Limingassa. Näiden kuntien rakennusvalvonnat ovat ottaneet jo 100% digiloikan, Ii ja Kempele ovat jo edenneet paperiarkistojensa digitointiin ja siirtoon Lupapisteen sähköiseen pysyväisarkistoon.

Nämä kunnat, kuten pääsääntöisesti kaikki kunnat jotka ovat sähköistäneet toimintansa Lupapisteellä, ovat saavuttaneet lupien täydellisen sähköistymisen melkein välittömästi palveluiden käyttöönoton jälkeen. Paperien käsittely on jäänyt historiaan. Kuntalaiset pääsevät näkemään haluamansa asiat helposti omilta tietokoneiltaan.

Lupapiste on rakennettu hyödyntämään valtion alun perin rahoittamaa ja Kuntaliiton hallinnoimaa KuntaGML-rajapintaa, joka tarjoaa avoimen rajapinnan kuntien teknisen- ja ympäristötoimen keskeisten maankäytön ja rakennetun ympäristön paikkatietojärjestelmiin. Avoin KuntaGML-rajapinta on toteutettu vastaamaan EU:n INSPIRE ja PSI-direktiivien velvoitteisiin julkishallinnolle, nämä direktiivit velvoittavat julkishallinnon järjestämään tietojen käytön perustuen avoimiin palvelurajapintoihin. KuntaGML on ainoa avoin palvelurajapinta rakennetun ympäristön toimialalla. Tämän lisäksi myös tietohallintolaki asettaa yhteen toimivuuden vaatimuksia. Kaikki nämä velvoitteet koskevat myös Oulun kaupunkia. Kuntatietopalveluun ja sen myötä maankäyttömme ja rakennetun ympäristön tietomme paikkatietoineen olisivat nähtävillä tätä rajapintaa hyödyntävillä ohjelmilla sekä kuntalaisille että alan yrityksille ja ammattilaisille.

KuntaTietoPalvelu 2020 -hankkeen tavoitteena on, että kaikki kunnat julkaisevat em. tiedot kuntien yhteisen palvelun kautta vuoteen 2020 mennessä. Tätä edellyttävät julkishallinon tietojärjestelmiä koskevat direktiivitkin. Katso linkki: https://www.kuntaliitto.fi/asiantuntijapalvelut/yhdyskunnat-ja-ymparisto/yhdyskunnat-ja-maankaytto/kuntatietopalvelu

Lupapiste-palvelu on toteutettu niin että se hyödyntää avointa KuntaGML-palvelurajapintaa kaksisuuntaisessa tiedonsiirrossa kunnan käytössä olevan käsittelyjärjestelmän kanssa. Oulun käyttämään Trimble Locus – käsittelyjärjestelmään on avattavissa KuntaGML-palvelurajanpinta.
Avoin palvelurajapinta, sen vaatiminen ja sen hyödyntäminen tarkoittaa käytännössä mm. sitä, että kunta pääsee eroon toimittajaloukusta, johon joudutaan silloin kun järjestelmät ovat suljettuja.

Oulun kaupungin rakennusvalvonnalla on tällä hetkellä käytössään paikallisesti asennettu Trimble ePermit sähköinen asiointipalvelu mutta Oulun kaupunki ei noudata Arkistolaitoksen parin vuoden takaista määräystä ”Kunnallisten organisaatioiden rakennusvalvonnan pysyvästi säilytettävien asiakirjatietojen pysyvä säilytys yksinomaan sähköisessä muodossa ”.

Tällä hetkellä Oulu ottaa vastaan rakennuslupahakemuksia sähköisesti mutta sillä ei ole sähköistä pysyväisarkistoa käytössään, asiakirjoja ei säilytetä määrätyssä muodossa eikä rekisteröintitietojakaan. Hankkeeseen ryhtyviltä edellytetään edelleen paperisten piirustusten toimittamista ja viranomaiset arkistoivat sähköisesti vastaanotettuja hakemuksia paperiarkistoon. Viranomaistoiminnassa pitäisi noudattaa viranomaismääräyksiä.

Lupapisteen myötä nämä toteutuvat automaattisesti ja täydellinen 100% digiloikka ja sähköistymisaste on mahdollista. Oulun kaupunki ei ole tällä hetkellä mukana valtakunnallisessa yhden luukun palvelussa rakennetun ympäristön toimialalla eikä Oulun kaupungin järjestelmät tue viranomaisten yhteistoimintaa yli kuntarajojen.

Esitän siis, että Oulun kaupunki aloittaa Kuntaliiton ja Kuntien Tieran yhdessä valmiiksi kilpailuttamien Lupapistepalveluiden käyttöönoton Oulun rakennusvalvonnassa vuoden 2019 alusta lukien. Palveluiden käyttöönotto onnistuu 1 – 2 kuukauden aikana.  Sisältäen:

• Rakennusvalvonnan sähköisen asiointipalvelun
• Rakennusvalvonnan tiedonhallintapalvelun sisältäen sähköisen käyttö- ja pysyväisarkiston, tiedonohjaussuunnitelman ja – järjestelmän, Sähke2-serfikaatin mukaisen käsittely, Arkistolaitoksen hyväksynnän ja toiminnallisuudet paperisen arkiston digitointiin
• Lupapiste kaupan, rakennusvalvonnan julkisten asiakirjojen sähköiseen myyntiin
• valtion hankkeena kehitetyn KuntaGML – palvelurajapinnan aukaisun

Kustannuksina voidaan laskea olevan 

• rakennusvalvonnan asiointipalvelun ja sähköisen pysyväisarkiston käyttöönottoprojekti maksaa 5 000 € (alv0%).
• KuntaGML-rajapinnan avaus maksaa n. 4 000 €. Kuntaliitolta voi hakea tähän avustusta vielä tänä vuonna

Käytönaikainen palvelumaksu koostuu peruskuukausimaksusta ja toimenpidemaksusta.

• puitesopimuksen hinnaston mukainen peruskuukausimaksu rakennusvalvonnan asiointipalvelusta ja tiedonhallintapalvelusta on Oululle yhteensä 2 200 €/k. Tämä on maksimihinta.

• toimenpidemaksu on uudisrakentamisen osalta 26,4 €/kpl ja muissa rakennusvalvonnan luvissa 21,2 €/kpl.
• Huom. Lupapiste kaupan käyttöönotto ja palvelumaksu ovat nolla euroa. Jokaisesta kaupassa myydystä dokumentista Oulu saa määrittelemänsä taksan mukaisen maksun.

Em. maksut veloitetaan Oulun kaupungin rakennusvalvonnalta, hankkeeseen ryhtyvälle asiointipalvelun käyttäminen on ilmaista. Kaupunki perii edelleenkin myönnetyistä luvista taksojensa mukaiset hinnat asiakkailtaan. Lupapiste -kaupassa rakennusvalvonnan julkisesta aineistosta peritään asiakkailta maksuna 6€/dokumentti. Tällä summalla katetaan kaupungin määrittelemä taksa ja Evoltan kate. Nykyisin hankkiessaan kopioita rakennusvalvonnan paperiarkistosta, asiakas joutuu maksamaan niistä huomattavasti suuremman maksun myös Oulussa.

Voidaan arvioida, että Lupapiste -palvelulle maksettavat korvaukset vastaavat hyvinkin palvelun käyttöönoton tuomaa rutiinitöiden vähentymistä kaupungin henkilökunnalla. Rakennusvalvonnan työaikaa säästyy varsinaiseen asiakaspalveluun ja suurempaa lisäarvoa tuottaviin tehtäviin.

Lisäksi:

Lupapiste-palvelun taustalla on Suomen valtion sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelma (SADe-ohjelma, 2009-2015). Ohjelma kehitti palveluita kansalaisille, yrityksille ja viranomaisille. Ympäristöministeriön hallinnoima Lupapiste-palvelu toteutettiin osana SADe-ohjelmaa yhteistyössä Ympäristöministeriön, Solita Oy:n ja 28 pilottikunnan kanssa. Solita Oy päätyi hankkeeseen kilpailutuksen kautta, jonka se voitti. SADe-ohjelman päätyttyä Solita Oy jatkoi palvelun kehittämistä ja operointia.

Vuonna 2015 Kuntien Tiera ja Kuntahankinnat kilpailuttivat Rakentamisen ja ympäristön lupa-asioinnin kokonaispalvelun, jonka Solita voitti. Vuonna 2017 Solita yhtiöitti Lupapiste-palvelut liiketoimintansa perustamalla Evolta Oy:n, jolle siirtyi vastuut ja velvoitteet Lupapiste-palveluista.

Evolta Oy on kotimaisessa omistuksessa oleva yritys, jolla on toimipisteet Helsingissä, Tampereella ja Oulussa.

Ohjausryhmä: Kuntien Tieran ja Kuntahankintojen puitesopimuksen mukaisesti sopijapuolet (Evolta, Kuntien Tiera ja Kuntahankinnat) ovat perustaneet ohjausryhmän, johon myös ympäristöministeriön edustaja voi osallistua.

KuntaGML palvelurajapintojen aukaisut kunnissa eri käsittelyjärjestelmiin:

• KuntaGML-palvelurajapinta on muutamaa hyvin pientä kuntaa lukuun ottamatta avattu kaikissa niissä kunnissa, joissa on käytössä Lupapisteen rakennusvalvonnan asiointipalvelu. Kuntien rakennusvalvonnoilla on käytössään eri toimittajien käsittelyjärjestelmiä. Käsittelyjärjestelmissä eniten käytetyt ovat CGI:n KuntaNet ja Facta. Siton Louhi on käytössä n. 40 kunnassa, saman verran on myös Trimble Locusta käyttäviä kuntia. Lupapisteen käyttäjäkuntien joukko koostuu kaikkien em. käsittelyjärjestelmien käyttäjistä, Locus käyttäjäkuntia on tällä hetkellä 12 kappaletta; Joensuu, Hämeenlinna, Salo, Nurmijärvi, jne.

• Viimeisen puolen aikana Lupapisteen joukkoon ovat tulleet Locusta käyttävät Pietarsaari ja Pori. Porin rakennusvalvonnalla on aiemmin ollut paikallisesti asennettu ePermit sähköinen asiointijärjestelmä; Pori on ollut siis samassa tilanteessa kuin Oulu on nyt. Lupapisteen ja eri toimittajien käsittelyjärjestelmien välinen kaksisuuntainen tiedonsiirto KuntaGML-palvelurajapintaa hyödyntäen toimii siis todistetusti käytännössä.

Tavallisen lupa-asioista kiinnostuneen kaupunkilaisen kannalta hanke helpottaa asiointia:

• tavallinen kaupunkilainen näkee helpon asiointipalvelun, jonka hän löytää Oulun verkkosivulta tai suoraan www.lupapiste.fi sivulle. Lupapisteen toteutuksessa on panostettu erityisesti asiakasnäkökulmaan, käyttäjäkunnat ja asiakkaat ovat tutkitusti hyvin tyytyväisiä palveluun. Tästä osoituksena on mm. GrandOne-kilpailun voitto vuonna 2015.
• Lupapisteen rakennusvalvonnan asiointipalvelulla voidaan hakea kaikki rakennusvalvonnan hakemus- ja toimenpideilmoitukset.
• hakija voi kysyä Lupapisteessä viranomaiselta neuvoa, mahdolliset naapurien kuulemiset hoituvat sähköisesti ja hakemuksen etenemisestä hakijalle tulee ilmoitukset
• Monella oululaisella on kiinteistöjä muuallakin kuin Oulun kaupungin alueella ja näissä kiinteistöissä heillä on rakennushankkeita. Oululaiset voivat olla myös muutoin mukana rakennushankkeissa jotka ovat muualla Suomessa. Nykyinen, paikallinen Oulun kaupungin sähköinen rakennuslupien asiointijärjestelmä ei siis palvele oululaisia kaikissa tapauksissa. On ilmeisen selvää, että nykyaikaiset digitaaliset palvelut eivät saa olla kuntarajoihin taikka kuntaliitoksiin sidottuja, niiden pitää skaalautua valtakunnallisesti taikka jopa globaalisti. Lupapiste on valtakunnallinen, yhden luukun palvelu. Oululainen voi nykyään hakea Lupapisteellä rakennuslupia Kuusamoon, Kittilään, jne. yhteensä 200 kuntaan, jatkossa hän voi hakea sillä luvat myös Ouluun. Kaikki yhdellä ja samalla palvelulla. Lupapistettä käyttäessä neuvontapyynnöt ja hakemukset ohjautuvat automaattisesti oikeaan kuntaan, hakemukseen valitun kiinteistön sijaintitiedon perusteella.

• hakija voi valtuuttaa lupahakemukseen muita mukaan: suunnittelijat, työnjohtajat, etc.
• Lupapiste kauppa näkyy kansalaiselle niin että on olemassa valtakunnallinen yksi luukku, kuten on Lupapiste asiointikin yksi luukku, josta voi hakea ja ostaa julkisia rakennusvalvontojen aineistoa; piirustuksia yms. Aikaan ja paikkaan sidottu asiointitarve poistuu.

Hyödyt

• asiakaspalvelun laatu nousee, samalla tasolla kuin valtakunnassa toimialalla on yleensä
• toiminta tehostuu. Vrt. Vantaa; hakemusmäärät kolminkertaistuneet ilman resurssien lisäämistä. Samansuuntainen hyöty mitattu Helsingissä
• hakemusten käsittelyajat lyhenevät
• Oulu pystyy siirtymään täyteen 100% sähköiseen toimintaan lupahakemuksissa
• Oulu pääsee hyödyntämään Sähköisen arkiston mukana tulevaa Lupapiste -digitointia, jonka avulla paperisen arkiston digitointi voidaan hoitaa
• alueella toimivat valtakunnalliset yritykset tulevat tyytyväisiksi Oulun liittyessä mukaan Lupapisteeseen. Lupapiste yritystiliä käyttävät yritykset pystyvät tällöin hoitamaan myös Oulun alueella olevia hankkeita yhdestä valtakunnallisesta luukusta.
• Oulu pääsee hyödyntämään Lupapiste-kauppaa, sähköistä verkkokauppaa rakennusvalvonnan julkisille asiakirjoille. Tämän palvelen käyttöönotto säästää resursseja nostaa asiakaspalvelun laatua. Palvelun käyttöönotto ja käyttäminen ei maksa mitään, jokaisesta ostoksesta Oulu saa taksansa mukaisen maksun
• Oululaisille on tällä hetkellä tarjolla yhden luukun palvelu 200 kuntaan rakennuslupa-asioissa, mutta Ouluun on tällä hetkellä oma luukkunsa. 200 kunnassa asuvat suomalaiset voivat hakea rakennuslupia yhdestä luukusta 200 kuntaan, mutta ei Ouluun.
• hankkimalla Lupapisteen Oulu ja oululaiset pääsevät mukaan tähän yhden luukun palveluun josta myös hallitusohjelmassa mainitaan. 
• Oulu pääsee mukaan eturiviin, kehittämään ja hyödyntämään yhdessä muiden kuntien kanssa maailman huippuluokkaa olevaa sähköistä asiointipalvelua rakennetun ympäristön toimialalle. Tämän takiahan Oulu on mm. liittynyt Kuntien Tieran omistajaksi, että pääsee kehittämään palveluita yhdessä muiden isojen kuntien kanssa. Lupapiste on eräs Tieran palvelu, laajimmin käytetty sellainen, jonka käyttäjinä ja kehittäjinä on isoja kuntia; Helsinki, Vantaa, Tampere, jne.
• Lupapiste-palvelu täyttää asiaan liittyvän lainsäädännön mukaanluettuna tietosuojalait.